Outlook im Berufsalltag

Outlook ist ein Email Lösung für große Unternehmen. Der Vorteil von Outlook ist es, dass es sich mit den anderen Programmen von Microsoft, wie zum Beispiel dem eben beschriebenen Skype for Business, verbindet und Informationen untereinander austauscht. Somit können zum Beispiel in Outlook ganz einfach Skype Meetings als Termin angelegt werden, an dem auch externe Menschen teilnehmen können. Outlook hat insgesamt die Funktionsbereiche Email, Kalender, Personen und Aufgaben.

Email

Natürlich lassen sich mit Outlook Emails schreiben. Dies ist möglich an Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens aber natürlich auch an Menschen außerhalb des Unternehmens. Alle Mitarbeiter haben eine ein einheitliche Email Adresse, zum Beispiel diesem Fall vorname.nachname@ee-software.at. Mithilfe von Outlook lassen sich Signaturen erstellen, die automatisch ans Ende jeder Email angehängt wird und somit zum Beispiel das schreiben von ” Mit freundlichen Grüßen, Vorname Nachname” überflüssig macht und die Arbeit vereinfacht, wenn man viele Emails schreibt. Auch ist es möglich sich mehrere Ordner anzulegen und über Regeln automatisch Emails mit bestimmten Schlüsselwörtern oder von bestimmten Absendern in diese Ordner zu verschieben, was die Arbeit im Einkauf oder ähnlichem erheblich erleichtern kann.

Kalenderdownload-57

Der Kalender ist von allen Mitarbeitern des Unternehmens untereinander einsehbar, um einfacher Termine anzulegen und die verfügbaren Zeiten von anderen Mitarbeitern, aber auch von Räumen im Unternehmen in denen man eine Besprechung abhalten kann zu planen. So ist es möglich ganz einfach große Besprechungen durchzuführen, ohne langwierig jeden zu fragen, wann er/sie Zeit hat. Bei einem Termin bekommt dann jeder Teilnehmer eine Email als Benachrichtigung und kann dann den Termin annehmen, ablehnen oder mit Vorbehalt annehmen oder ablehnen. Auch ist es möglich, dass er eine neuen neuen Termin für die Besprechung vorschlägt.

Aufgaben

Hier lassen sich Emails als Aufgaben markieren, die dann als Benachrichtigung zu einem gewählten Zeitpunkt angezeigt werden. Dies ist sehr praktisch, um sich selbst Erinnerungen zu setzen ohne diese als Termine zu erstellen und damit seinen Kalender zu überfüllen.

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